Identifikace a kontrola klienta
Vážení klienti,
Níže najdete základní pravidla týkající se identifikace a kontroly klienta, se kterými se můžete při jednáních s námi běžně setkávat. Vybrali jsme zde pro vás ty nejběžnější situace. Pravidla vycházejí ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „Zákon“). V souladu s příslušnými ustanoveními tohoto Zákona mají penzijní společnosti povinnost provádět identifikaci a kontrolu klienta.
Co si představit pod pojmem identifikace klienta?
Identifikace klienta je úkon, při kterém zjišťujeme, zaznamenáváme a ověřujeme identifikační údaje klienta z jeho platného průkazu totožnosti a shodu podoby vyobrazené fotografie s tváří klienta. Identifikaci provádíme zejména za fyzické přítomnosti klienta (tzn. tváří v tvář).
Kdy identifikace probíhá?
Identifikace probíhá zejména:
- při uzavření smlouvy o doplňkovém penzijním spoření,
- před výplatou finančních prostředků oprávněné osobě, nebyla-li identifikována již dříve,
- v situacích, kdy jménem klienta jedná jiná osoba (např. zákonný zástupce nebo osoba jednající na základě plné moci),
- v dalších situacích stanovených výše zmíněným Zákonem.
Které identifikační údaje zjišťujeme, zaznamenáváme a ověřujeme?
Při identifikaci fyzické osoby za fyzické přítomnosti:
- zjišťujeme a zaznamenáváme všechna jména a příjmení, rodné číslo, a nebylo-li přiděleno, datum narození, dále pohlaví, místo narození, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství,
- ověříme identifikační údaje podle platného průkazu totožnosti, pokud jsou v průkazu uvedeny,
- ověříme, že podoba klienta souhlasí s vyobrazením v průkazu totožnosti,
- ověříme a zaznamenáme číslo průkazu totožnosti, kdy byl tento průkaz vydán a kým (jakým úřadem či státem) a dále do kdy je tento průkaz platný,
- potvrdíme na formulář (či jiný dokument), kdo konkrétně jménem penzijní společnosti identifikaci provedl.
V případě, že za klienta–fyzickou osobu jedná jiná fyzická osoba na základě plné moci:
- provedeme identifikaci zmocněnce (podle pravidel pro identifikaci fyzické osoby),
- požádáme zmocněnce o doložení identifikačních údajů zmocnitele a o poskytnutí originálu plné moci, případně úředně ověřené kopie plné moci s úředně ověřeným podpisem zmocnitele; zmocněnec je povinen nám požadované údaje a doklady poskytnout.
V případě, že za klienta-fyzickou osobu jedná jeho zákonný zástupce (např. rodič, opatrovník, pěstoun, poručník apod.):
- provedeme identifikaci zákonného zástupce. Zákonný zástupce je povinen doložit identifikační údaje zastoupeného a příslušné písemné oprávnění k zastupování (jako např. rodný list dítěte, rozhodnutí soudu o opatrovnictví apod.).
Další údaje:
Zákon umožňuje získávat další údaje k identifikaci, jakými jsou zejména číslo telefonu, adresa pro doručování elektronické pošty, údaje o zaměstnání nebo zaměstnavateli.
Politicky exponovaná osoba:
V rámci identifikace klienta zjišťujeme a zaznamenáváme, zda je či není klient politicky exponovanou osobou. Definici politicky exponované osoby naleznete zde.
Mezinárodní sankce:
V rámci identifikace klienta zjišťujeme a zaznamenáváme, zda klient není osobou, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí.
Kdo je oprávněn provádět identifikaci klienta?
Identifikaci mohou jménem NN provádět zejména:
- vázaní zástupci NN Finance, s.r.o.,
- vázaní zástupci dalších zprostředkovatelů, se kterými máme uzavřenou smlouvu o obchodním zastoupení,
- někteří naši vybraní zaměstnanci.
Kdo další může identifikaci provádět?
Notář, případně kontaktní místo veřejné správy (na základě pravidel stanovených v §10 uvedeného Zákona). O provedené identifikaci je povinen sepsat „Veřejnou listinu o identifikaci“ a k ní připojit kopie identifikačních dokladů, podle kterých identifikaci klienta provedl. Upozorňujeme, že tato služba je zpoplatněna.
Kdy provádíme kontrolu klienta?
Dle Zákona provádíme kontrolu klienta zejména:
- při uzavření smlouvy,
- před výplatou finančních prostředků,
- u politicky exponovaných osob,
- u klientů se zemí původu v rizikových zemích,
- v době trvání obchodního vztahu.
Co zahrnuje kontrola klienta?
Kontrola klienta zahrnuje zejména následující úkony:
- získání a vyhodnocení informací o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu včetně informací o povaze podnikání klienta,
- průběžné sledování obchodního vztahu včetně přezkoumávání obchodů prováděných v průběhu daného vztahu za účelem zjištění, zda obchody jsou v souladu s tím, co je penzijní společnosti známo o klientovi a jeho podnikatelském a rizikovém profilu,
- zjišťování a přezkoumávání zdrojů peněžních prostředků nebo jiného majetku, kterého se obchod nebo obchodní vztah týká. To znamená, že se klienta ptáme, z jakého zdroje pochází peníze, které bude zasílat nebo zasílá na smlouvu,
- u politicky exponovaných osob zjišťujeme původ jejího majetku, okolnosti a průběh obchodního vztahu.
U klientů, kteří zastávají funkci politicky exponované osoby nebo u osob se zemí původu v rizikových zemích se provádí zesílený rozsah kontroly klienta, jako například probíhá detailnější zjišťování a ověřování získaných informací, nastupuje širší schvalovací proces apod.
Klienta můžeme požádat o předložení příslušných dokladů, které jsou pro provedení kontroly nezbytné.
Jsme oprávněni z předložených dokumentů pořizovat kopie a zpracovávat informace k naplnění účelu uvedeného Zákona.
V průběhu trvání obchodního vztahu si ověřujeme, jestli informace, které jsme při identifikaci a kontrole klienta získali, jsou stále platné a případné změny v údajích či informacích zaznamenáváme.
Dovolujeme si upozornit, že klient je povinen nám poskytnout informace, které jsou pro provedení identifikace a kontroly klienta nezbytné. Při neposkytnutí součinnosti jsme povinni odmítnout např. uzavření smlouvy či provedení výplaty.
Vážení klienti, děkujeme vám za dosavadní spolupráci a součinnost v naplňování požadavků tohoto Zákona.